Archiwum zakładowe
Proponujemy Państwu usługę outsourcingową w zakresie przechowywania – w formie czasowego depozytu - całości dokumentacji wytworzonej przez Państwa Firmę, która nie jest wykorzystywana do bieżącego funkcjonowania firmy. Przyjęcie takiego rozwiązania powoduje, że wszelkie zobowiązania wynikające z przepisów prawa w zakresie archiwizacji wytworzonej dokumentacji przejmuje nasza firma.
W ramach tej usługi proponujemy Państwu następujący rodzaj usług:
a) założenie archiwum zakładowego od podstaw,
b) opracowanie rzeczowego wykazu akt,
c) uporządkowanie istniejącego archiwum zakładowego,
d) okresowe prace w nadzorowanym archiwum zakładowym,
e) przechowywanie i obsługa powierzonych dokumentów.
W ramach każdego rodzaju usługi propnujemy kompleksowy zakres usług, który obejmuje:
• opracowanie dokumentów kategorii A, tzw. „wieczystych” wraz z przekazaniem zasobu do Archiwum Państwowego;
• archiwizowanie akt kategorii B, w tym dokumentów dotyczących zatrudnienia i płac;
• porządkowanie dokumentacji technicznej (obiekty, grunty, infrastruktura);
• brakowanie akt, których termin przechowywania minął z uwzględnieniem wymaganej przepisami procedury w tym zakresie;
• stworzenie pełnej ewidencji zgromadzonych akt (forma elektoniczna i papierowa);
• wykonanie topografii zarchiwizowanych akt w podziale na magazyny, regały, półki (określenie położenia pojemnika w
archiwum);
• niszczenie dokumentacji wybrakowanej, której okres przechowywania upłynął i wywóz na makulaturę
Proponowana usługa niesie za sobą wymierne korzyści finansowe dla Państwa Firmy poprzez redukcję kosztów działalności w zakresie np.:
• zwolnienia przestrzeni biurowych i użytkowych,
• brak kosztów przekazywania akt z poszczególnych komórek organizacyjnych do archiwum,
• ograniczenie kosztów z funkcjonowaniem archiwum zakładowego (systemy alarmowe, przeciwpożarowe, monitorowanie
temperatury powietrza i jego wilgotności.
Oferty przygotowywane są indywidualnie z uwzględnieniem wszystkich potrzeb Klienta.
